Old Staff - Layer LemonadeUma das primeiras coisas que eu percebi quando mudei pra Europa foi que o tempo aqui realmente passa diferente. E não é nem citando a teoria da relatividade de Einstein, a questão tá no sol e em como tudo gira em torno disso.
Lojas que abrem às 10h e fecham 16h, mesmo com o Coronavirus não existiu um único momento em que havia farmácias 24h. A única farmácia 24h na minha cidade é dentro de um supermercado e, por causa do Coronavirus, esse supermercado não está mais abrindo 24h.
Agora, chegando o inverno, são 16h e tudo já está no mais completo breu, no verão ficava sol até quase às 22h. Quase não há por do sol e do nada, vai escurecendo.
Tá bom, Bibi, mas o que que isso tem a ver com a gente?
Bom, a maior parte das pessoas com quem converso quer falar sobre organização de tempo pra clientes no exterior quando vem falar comigo e sempre me pergunta sobre como alguns prazos são mais longos (em termos de dias), mas como as vezes a comunicação fica atrapalhada pelo fuso, mesmo que o horário não seja assim tão diferente (aqui, por exemplo, seriam só duas horas, se o Brasil estivesse em horário de verão).
Organizar tempo pra clientela já é complicado quando são clientes do mesmo país e com realidades não muito diferentes das nossas. Demanda uma organização grande pra agendar reuniões com diferentes clientes e organizar tempo para cada job (ainda mais organização quando não queremos nos submeter a horários abusivos pra finalizar os jobs). Agora, se o cliente for de fora, a organização tem que ser dobrada, (com meus clientes do Brasil, é a mesmíssima coisa, com o único adendo é que eu passei a minha vida inteira aí, então tenho uma certa experiência em uma realidade próxima da realidade dos clientes). E por esse motivo vou expor pra vocês aqui as coisas que me ajudaram muito a organizar esse tempo e tarefas.
O Dhyan já cansou de falar sobre como é importante organizar o seu ambiente de trabalho, seja o virtual ou o físico pra não perder tempo nas entregas e aumentar nossa produtividade (além de ser muito mais tranquilo pra correções, existem estudos de psicologia que mostram que nosso cérebro é capaz de focar muito melhor em um ambiente organizado), então essa é a dica número um de qualquer processo de organização de tempo: MANTENHA SEU AMBIENTE ORGANIZADO.
Depois de organizar o ambiente, é importante lembrar que uma das chaves da organização é a clareza na comunicação, principalmente pra quem faz freela e home office. Trabalhar de casa já é um desafio pra quem mora com mais gente, por ter que lidar com milhares de distrações diárias, então conversar com as pessoas com quem você mora e seus clientes para evitar interrupções desnecessárias ou mensagens em horários absurdos é importante. É sempre necessário dar limites de horários para que os seus não sejam desrespeitados. Cliente ligando ou mandando mensagem depois do seu horário comercial? A menos que seja uma situação extrema, só tem resposta no próximo dia útil (aí vai depender do seu dia útil, tá? Se você trabalha aos sábados e a mensagem foi sexta 23:50, a resposta fica pra sábado 9:00 – digamos que esse é seu primeiro horário do dia). Então a dica número dois é essa: COMUNIQUE-SE.
Além de se comunicar, é importante que você limite seu tempo de trabalho e seja rígido com essa rotina. Quanto mais fixa a rotina de tempo, mais fácil é de se manter organizado com ela.
Pra quem tem clientes no exterior, é importante dizer com todas as letras que mora em outro país e que tem um horário diferenciado, por esse motivo precisa que eles te passem informações com um pouco mais de antecedência ou adaptar horários de melhor comunicação entre vocês. E isso não é chato, ok? É importante e demonstra profissionalismo, um bom cliente não vai deixar de te contratar pra um freela por você morar em outro lugar e vai ficar grato por ter essas informações de antemão.
Outra dica importante e que só fez sentido depois de um tempo como freelancer foi separar um tempo para imprevistos todos os dias. Pelo menos uma hora do dia é separada para imprevistos de qualquer ordem, além de um tempo de intervalo, o famoso break, “longe” da área do escritório para conseguir colocar as idéias no lugar e não perder tempo. Não é luxo, nosso cérebro PRECISA de descanço pra poder funcionar direito no decorrer do dia e isso faz parte de uma boa organização.
Entender que você vai precisar organizar um tempo para ligações e emails com esses clientes, principalmente os de fora, com horário determinado (eu sempre prefiro lá pras 10h da manhã daqui, 7h aí no Brasil) ajuda a não surtar e não perder a janela de tempo do cliente. Se atente a esses horários para não se perder na comunicação. Eu já cheguei a perder job por causa disso e não recomendo pra ninguém.
Além de tudo isso, vou dar uma dica de ouro que salva vidas: estudem inglês e a língua do cliente pelo menos por 30 minutos por dia (e colem no discord de inglês aos domingos, risos) para não ficar perdendo tempo com mal-entendidos e problemas de comunicação. Uma boa fluidez na língua, te rende uma utilização bem melhor do seu tempo. Comentem aí se tiverem mais alguma dica de organização de tempo, estou sempre aberta a melhorar e ter uma troca maior – afinal, eu mesma me perco sem essas regrinhas às vezes.