Este artigo é uma tradução livre do artigo “The Top 5 Blockers To Your Productivity (And How To Hack Each One)” escrito por Lauren Moon e postado no blog do Trello no dia 20 de Novembro de 2019.

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A simples ideia de seguir uma agenda, uma lista de afazeres ou receber um lembrete de calendário faz você querer sair correndo e gritando pela noite? Na verdade, eu também me sinto assim. Mesmo assim eu conseguir me tornar uma especialista em produtividade e editora de um blog que é literalmente sobre este assunto.

Tudo bem, eu sou pontual, executo minhas tarefas no prazo e me comunico de forma eficiente com minha equipe e nossa rede de freelancers.

Mas nada disso veio naturalmente para mim. Eu tive que adaptar meus hábitos para que isso acontecesse. É por isso que agora eu posso compartilhar o que aprendi com meus companheiros procrastinadores.

A má notícia é que ninguém se torna um especialista em produtividade da noite pro dia. A boa notícia, no entanto, é que ainda há esperança, mesmo pros mais preguiçosos. Utilizando metodologias conhecidas pelas ciências sociais, você pode ir muito longe na sua jornada para se tornar mais produtivo.

Para começar, os maiores ladrões de produtividade podem ser resumidos nestas 5 categorias:

1. Priorização
2. Gerenciamento de tempo
3. Comunicação
4. Habilidade de foco
5. Sentir-se sobrecarregado/exausto

Vamos falar de cada um.

1. Priorize suas prioridades

Você se identifica com a seguinte situação? Você tem uma lista com 100 coisas para fazer mas, de alguma maneira, depois de 5 horas você não terminou nenhuma delas.

Você faz um pouquinho aqui, ou pouquinho ali, depois navega na internet por um tempo… e então faz um sanduíche, depois gasta algumas horas em alguma tarefa desnecessária que nem estava na sua lista.

Nós todos já fizemos isso, mas porque?

Uma parte disso se deve ao fato de você ter tantos afazeres que não sabe exatamente por onde começar.

Como priorizar com a Matriz Eisenhower

Para lidar com a situação de ter que priorizar muitas tarefas, você pode recorrer aos ensinamentos de um mestre da produtividade pouco conhecido: Dwight D. Eisenhower.

Eisenhower foi uma pessoa muito produtiva. Era um general na segunda guerra mundial e presidente da Universidade de Columbia e, claro, foi o trigésimo quarto presidente dos Estados Unidos!

Ele era conhecido por ser uma pessoa excepcionalmente organizada e foi creditado como sendo o inventor de um método chamado de Matriz Eisenhower:

Este é um sistema de priorização que é composto por 4 quadros:

• Importante / Urgente
• Importante / Não-urgente
• Não-importante / Urgente
• Não-importante / Não-urgente

Você deve identificar e posicionar cada tarefa em um quadro. Veja o exemplo:

Então, quando você tiver decidido onde cada uma delas deve estar, o que você faz?

Você executa!

Agora lembre-se, você tinha muitas tarefas e não conseguia decidir por onde começar. A ordem na qual você deve executá-las é:

• A coluna FAÇA: faça estas primeiro, já que são importantes e urgentes.
• A coluna do DECIDA: faça em seguida ou crie um lembrete de calendário para te lembrar quando esta tarefa deve estar pronta.
• A coluna do DELEGUE: nem todos temos um assistente pessoal, mas ainda assim podem haver membros da nossa equipe ou da família que possam executar certas tarefas por nós.
• A coluna DELETAR: quando você tem muitas tarefas, alguma coisa nesta lista precisa ser posto de lado. Ou você pode usar estas tarefas como uma recompensa por ter completado todas as outras.

2. Gerenciamento de tempo

Nós estabelecemos um método para decidir o que fazer primeiro. Mas e o quando? e por quanto tempo?

Por exemplo, você já se sentiu preso em intermináveis reuniões, falando sobre trabalho, mas sem tempo para realmente executar?

Isso acontece por dias e semanas e quando alguém te pergunta sobre o andamento do projeto, você se dá conta de que não teve tempo realmente de trabalhar no projeto, porque gastou todo o tempo em reuniões.

Isso não é bom para ninguém. Como se livrar?

Descubra se você é um fazedor ou um gerenciador

Aqui está um conceito que vai te ajudar a entender porque esta situação de reuniões acontece: conflito entre fazedores e gerenciadores.

Esta linha de raciocínio foi popularizada por outro engenheiro de softwares famoso que se tornou um blogger de tecnologia, Paul Graham, o fundador do Y Combinator. Ele percebeu que a maioria dos cargos podem ser divididos em duas categorias: fazedores e gerenciadores.

Gerenciadores são fazem exatamente o que o nome já diz: gerenciam e facilitam o trabalho. Eles delegam tarefas, administram projetos e lideram equipes. Eles é que tomam as decisões e ajudam o trabalho a seguir em frente.

Gerenciadores participam de reuniões para entender quais são os objetivos do cliente com o projeto. Eles precisam remover obstáculos para que o time continue criando. O calendário deles é também algo que me dá arrepios.

Mas este é o trabalho deles. É como eles operam.

Fazedores, por outro lado, são contribuidores individuais e sua função é executar o trabalho que precisa ser feito. Eles precisam passar longos períodos sentados, quietos e sem serem interrompidos para que o trabalho seja feito.

O calendário de um fazedor não pode se parecer com o de um gerenciador.

Em qual destes dois grupos você se encaixa? Entender isso deve ajudar a entender os erros no seu cronograma.

Se você é um fazedor sentado em reuniões o dia todo, você não conseguirá ser eficiente. Da mesma forma, se você é um gerenciador e seus fazedores estão sempre em reuniões, você precisa descobrir em quais delas você pode ir no lugar deles, ou simplesmente identificar as reuniões em que os fazedores precisam mesmo estar presentes.

Aperfeiçoar a Técnica Pomodoro

Falar sobre blocos de tempo gera muitas discussões. Esta é a maneira adequada de fazer isso:

A técnica Pomodoro é uma das táticas mais populares para blocar o tempo. Foi inventada por um cara chamado Francesco Cirillo enquanto ele estava na faculdade, em Roma. O processo é simples:

• Selecione uma tarefa longa que você precisa completar.
• Divida-a em pequenas etapas.
• Selecione uma etapa para trabalhar por vez.
• Programe um cronômetro para 25 minutos.
• Trabalhe nessa tarefa por 25 minutos.
• Descanse durante 5 minutos.
• Repita.

Uma razão pela qual esta técnica funciona tão bem é que ela é uma ótima maneira de enganar seu cérebro para que ele entre naquele estado de concentração plena. Você conhece bem este estado: é quando você fica tão focado que nem vê o tempo passar.

Pesquisas mostram que é difícil entrar neste estado. Um estudo de uma universidade da Califórnia descobriu que um trabalhador de escritório típico é interrompido em seu trabalho a cada 11 minutos. E o pior: ele leva em média 25 minutos para retornar para o estado de concentração em que ele estava antes da interrupção.

Então, se você tem dificuldade de entrar na sua zona de foco, experimente usar o Método Pomodoro.

3. Comunicação e feedback

Diga que isso nunca aconteceu com você: você trabalhou em um projeto grande por semanas. Montou um grande apresentação para as principais pessoas da sua empresa. Você está empolgado, nervoso e ansioso. Está chegando o grande momento!

Então você mostra seu projeto e as discussões começam. De repente, você percebe que um coordenador ou dois começam a levantar algumas questões e, antes que você se dê conta, a conversa acaba em: “Bem, nós precisamos repensar todo o direcionamento do projeto”.

Então você volta para sua mesa chateado porque percebe que vai ter que trabalhar durante o fim de semana para rever a proposta inteira. Este sentimento é terrível.

Aqui na empresa chamamos isso de “O Efeito Gaivota”.

Isso significa, basicamente, que alguém que não tinha nenhum contexto do projeto apareceu no último momento e fez tudo ir por água abaixo.

Para compensar essa má sorte, o que você deve fazer é aprender com isso e pensar o que você poderia ter feito diferente (afinal, sua atitude é a única coisa que pode controlar).

Existe uma técnica que pode ser usada para combater as gaivotas. Ela é chamada de 30/60/90 e serve para que você tenha diferentes tipos de feedback em diferentes estágios do projeto.

Feedback de 30%: Quando alcançar um terço do projeto, você deve solicitar um feedback geral. Lembre-se: não faça uma tonelada de trabalho antes de se certificar que está no caminho certo. Neste momento, você provavelmente só tem alguns rascunhos do projeto. Antes de seguir em frente, você deve consultar os responsáveis pela aprovação.

Feedback de 60%: Quando você tiver uma boa parte pronta, é a hora do feedback dos 60%. Aqui, você provavelmente tem algumas coisas prontas e refinadas. Esta fase é crítica e você deve mostrar para o máximo de pessoas importantes que conseguir. O próximo feedback só ocorrerá quando tudo estiver quase pronto.

Feedback de 90%: Depois de duas rodadas de feedback, esta é a hora dos toques finais. É agora que você pode receber as últimas mudanças de última hora. Esta não é a hora de falar sobre a direção geral do projeto.

4. Habilidade de foco

Eu odeio ter que te dizer isso, mas o seu cérebro é programado para se distrair. Efetivamente, quando nós encontramos alguma coisa nova, o nosso cérebro libera Dopamina. E Dopamina é um hormônio que te faz sentir bem. É o neurotransmissor responsável pelo sentimento de felicidade e euforia.

Este é um dos motivos pelo qual é tão fácil se distrair quando estamos tentando focar: distração nos faz sentir bem.

Está é a má notícia. A boa notícia, no entanto, é que existem algumas maneiras de enganar seu cérebro e fazê-lo achar que você está distraído quando, na verdade, você está sendo produtivo.

Você não pode gostar disso, mas precisa desligar e deixar longe qualquer coisa que esteja te enviando notificações:

• Se você tem notificações no computador, desligue.
• Coloque seu telefone no silencioso e o deixe de cabeça para baixo.
• E por tudo que é mais sagrado, você deve desligar qualquer Slack, GChat, WhatsApp, Skype, ou qualquer aplicativo de conversa que você use.

Assim, e só assim, você vai vai se colocar na zona de produtividade e pode começar a usar todos os métodos que falamos anteriormente.

Trabalhe em seu Café favorito.

Existe outro truque para entrar no modo de foco e você vai gostar um pouco mais desse. Pelo jeito, seu cérebro realmente gosta de novidades. É o clássico caso de “Síndrome do Objeto Brilhante”.

Alguns pesquisadores atribuem isso aos nossos ancestrais evolutivos. Os Homosapiens foram os únicos seres a migrar para o mundo todo, o que era bastante arriscado. Porque não simplesmente ficavam sempre em um mesmo lugar?

De fato, por causa destes movimentos, pesquisadores caracterizaram humanos como buscadores de novidade. Este fenômeno remete a liberação de dopamina: nosso cérebro deseja o novo porque isso nos faz sentir bem. Então, como podemos hackear esta liberação de dopamina para trabalhar em nosso favor?

Mude seu local. Isso vai gerar o que chamamos de “O Efeito Coffeeshop”.

Quando estiver se sentindo particularmente desfocado, você deve ir trabalhar em algum outro lugar. Cafés, normalmente, são ótimos locais para para concentrar e focar no trabalho. Ou uma biblioteca, por exemplo. Talvez, para algumas pessoas, é só ir para outra sala.

Não importa para onde, mas mudar de lugar vai certamente aumentar seu nível de produtividade.

5. Experimentando burnout (cansaço extremo)

Existe mais uma coisa sobre produtividade que deve ser falada: o sentimento de sobrecarga ou burnout.

A verdade é que é muito comum você morder um pedaço maior do que consegue mastigar. Alguns trabalhos demandam muito de você e, talvez, mais do que você se quer admitir.

A parte triste é que o burnout é uma das principais causas de rotatividade de empregados e do enfraquecimento da cultura das empresas. Se você odeia o quanto está trabalhando, inevitavelmente você vai odiar seu emprego. E este ressentimento cresce com o tempo.

A fadiga da decisão

Você sabia que, em média, nós tomamos 335.000 decisões por dia?

Tomar tantas escolhas geram um fenômeno chamado fadiga de decisões. Você, literalmente, fica cansado de escolher. O resultado é um menor autocontrole e força de vontade.

Um bom exemplo disso é que, se você está tentando ter hábitos alimentares saudáveis mas teve um dia muito estressante no trabalho, quando chegar em casa, simplesmente não vai ter a menor vontade de decidir o que vai comer no jantar. Então você pede uma pizza. Todos já passamos por isso.

“Eu apenas uso ternos cinzas ou azuis. Estou tentando diminuir minhas decisões. Não quero ter que decidir o que vou comer ou vestir pois eu já tenho muitas outras decisões para tomar.”

Barack Obama

Os exemplos são famosos de líderes conhecidos por usarem as mesmas roupas o tempo todo. Barack Obama, Steve Jobs e Mark Zuckerberg já falaram sobre isso.

Eles fazem isso pois têm muitas outras decisões para tomar no decorrer do dia. Eles estão tentando evitar distrações.

Então, uma coisa que pode ser feita para evitar se sentir sobrecarregado é limitar a quantidade de decisões que você toma durante o dia.

O verdadeiro segredo da produtividade…

Outra maneira eficiente de evitar o burnout é extremamente simples mas, também, muito difícil.

Está preparado? Esta é a verdadeira sacada da vida produtiva:

APENAS.DIGA.NÃO

Admitam isso: vocês não estão dando “nãos” o suficiente.

Você quer dar suporte à equipe, quer ajudar os outros e ser visto como uma pessoa legal.

Você está se afogando em trabalho e seu chefe te pede para comandar uma nova iniciativa, e você ouve si mesmo dizendo “sim” enquanto, dentro da sua cabeça, está gritando “não!” um milhão de vezes.

A realidade, hoje em dia, é que o foco está em justamente dizer “não”. Sempre que você diz “sim” para alguma coisa, está dizendo “não” para outra. O que esta coisa vai ser? O que vai ter que deixar de lado porque disse “sim” para aquele projeto novo?

Vai abrir mão daquele outro seu projeto importante em que estava trabalhando? Vai abrir mão do seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal? Vai ter menos tempo com a família? Alguma coisa você certamente vai perder. Você precisa decidir o quê.

Tome o controle sobre o poder da produtividade

Você pode controlar sua produtividade, mas lembre-se:

• Existem forças invisíveis ao seu redor te impedindo de produzir seu melhor trabalho. Aprenda a identificá-las para se empoderar e combatê-las.
• Ferramentas e técnicas podem te ajudar a ultrapassar estes obstáculos e ser mais produtivo.
• Aproveite as descobertas de pesquisas de cientistas sociais para descobrir melhores métodos de produtividade.

Continuem produtivos, pessoal!