Louise BonneTalvez esse seja um dos artigos mais importantes para se ter em mente na hora de se organizar, afinal, nos organizamos para ter mais tempo ou para equilibrá-lo da melhor forma possível. Nosso tempo é o nosso bem mais valioso e nesse artigo vamos falar sobre isso! Esse artigo é continuação do Organizar – Parte 1 | Como organizar metas.
Para organizar nosso tempo precisamos ter em mente que ser produtivo não é trabalhar mais de oito horas e usar os finais de semana para pegar mais trabalho. Ser produtivo é você conseguir trabalhar, cuidar do seu lazer e saúde em perfeito equilíbrio. É esse o modo de produtividade que precisamos buscar sempre nessa profissão. Dessa forma, todos nós temos 24hs por dia e é dentro dessas vinte e quatro horas que iremos organizar nossas atividades com o objetivo de sermos felizes.
Sabendo disso, é hora de começar a ver essas 24hs como módulos e estabelecer para nós o que é prioridade no nosso momento e mantê-las fixas em nossos cronogramas. Por exemplo: Sabendo que você precisa trabalhar 8 horas e ter 8 horas de sono, isso faz com que você tenha de sobra mais 8 horas livres para incluir as tarefas diárias de saúde e lazer, totalizando 24. Uma vez estabelecendo 8 horas de trabalho, por exemplo, lute para que esse limite não seja estendido! Isso vai ser muito importante para sua saúde e para seu rendimento nos próximos dias. É muito melhor trabalhar com energia, não é?
Para isso, algumas dicas:
– Use o método Pomodoro para conseguir lidar com o foco e fazer pausas constantes;
– Desligue o celular ou o deixe em outro cômodo;
– Avise com educação que precisa focar e que depois irá responder as mensagens;
– Tente sempre remanejar clientes para apenas um aplicativo de mensagens (ou para o e-mail profissional). Isso pode levar tempo, mas vai ser muito útil para diminuir a ansiedade.
Eu também gosto de usar o aplicativo Clockify para marcar horas de estudo ou algo entre 6h a 8 horas de trabalho. Mais do que isso eu considero muito abusivo e fujo como o diabo foge da cruz. Tente sempre ser fiel aos seus cronogramas.
Ter uma lista “para depois” em algum lugar de fácil acesso é bem legal. Assim se surgir no meio do expediente algo como “Nossa eu preciso procurar e comprar um tênis para a viagem do mês que vem” (algo completamente não-urgente e que eu posso fazer no conforto do pós-expediente) eu anoto na lista e faço posteriormente. Serve para somente tirar aquele problema da sua cabeça, de modo que você não o esqueça.
Limitando nosso trabalho em 6hs ou 8hs, teremos mais tempo para nos dedicar a outras coisas: Uma caminhada, jardinagem, leitura, estudos… Faça isso com consciência e autoconhecimento. Lembre-se do artigo passado que falamos sobre metas. Para cada pessoa vai ser diferente.
Dito isso tudo, podemos linkar com a organização da nossa nuvem (o lugar onde vamos organizar para estar conosco tanto no desktop quanto no celular) e os nossos arquivos, que se não organizados, poderemos diminuir a eficiência do nosso fluxo de trabalho.
Nuvem:
Hoje em dia temos algumas nuvens importantes como o Google Drive e o Dropbox. Eu particularmente gosto mais do Drive mas não vejo problemas de se utilizar o Dropbox para esse fim.
Como sugestão, vou deixar acima a organização que eu utilizo para meus assuntos, mas você pode organizar pastas conforme sua necessidade, buscando sempre renomea-las devidamente.
1) Pessoal: Uma pasta para assuntos pessoais que pode envolver arquivos, fotos, estudos que não envolve o trabalho, etc
2) Profissional: Aqui pode se guardar modelos de contrato, de briefing, modelos de e-mail ou de mensagens para prospecção, lista com estúdios que você gostaria de trabalhar, certificado de CNPJ, imagens para seu site, arquivo de projetos que você não quer perder, etc… É a pasta que mais uso então dentro dela há outras pastas onde eu divido cada setor importante.
3) Organização Financeira: Essa pasta poderia estar dentro do profissional, mas como a utilizo todos os meses deixei ela acessível. É onde vai ficar suas planilhas, metas financeiras, balanço mensal e anual, declaração de imposto de renda… É uma pasta muito importante e provavelmente vou fazer um artigo somente com este assunto futuramente.
4) Estudos: É basicamente onde eu crio um arquivo com o resumo ou atalhos de algum curso ou livro que eu tenha lido. É ótimo para acumular conhecimento e acessar rápido, caso um dia esqueça. Anote tudo, faça resumos e os guarde aqui. Isso ajuda na memória.
5) Freelas Apresentações: É uma pasta que eu crio projetos estilo power point (apresentações do Google) e compartilho com clientes. Então é uma pasta onde eu tenho um modelo de apresentação e pastas para cada cliente que me pede uma apresentação para o projeto.
6) Layer Lemondade: Essa pasta é onde guardo os artigos que escrevo aqui e as ilustrações que eu costumo fazer 🙂 É importante também para eu transferir arquivos do meu Ipad para o meu computador.
Arquivos:
Como profissionais criativos, estamos fadados a lidar com milhares de arquivos mensalmente. Dessa forma, renomear de forma correta é a BASE dessa parte do artigo. Se renomeado devidamente, podemos ate mesmo acessá-lo rápido pela barra de pesquisa de nosso drive, HD externo ou computador.
Arquivos com várias versões: Costumo renomear com o nome do projeto com iniciais maiúsculas e finalizar com um “_Vx”. Ex: ComercialPastaDeDente_V1 | ComercialPastaDeDente_V2 | ComercialPastaDeDente_V3
Crie pastas: Basicamente todos os softwares criativos possuem a possibilidade de agrupar em pastas. Portanto, se tiver trabalhando com arquivos de várias finalidades crie pastas como “Videos_Mov”, “Videos_MP4” “Imagens_PNG” “Imagens_JPEG”, “Rigs” etc… Isso vai ajudar na hora do fluxo de trabalho. Costumo usar um HD externo com uma organização semelhante ao Drive para esse fim também.
Use cores: Muitas pessoas não costumam usar cores, mas elas ajudam muito pessoas que funcionam de forma mais visual. Ao invés de ler, você já consegue bater o olho e saber o que significa uma marcação colorida. Comece a usar e repare a diferença 🙂
Eu não queria deixar esse artigo muito longo, mas fiquem a vontade para incluir qualquer dica que achem válida nos comentários abaixo! Eu fico a disposição para novas ideias no instagram 🙂
No próximo artigo, iremos continuar com o nosso “Manual da Segurança” e falar um pouco sobre e-mail profissional. Abraços!